Reglamento de organización y funcionamiento del registro de la Universidade de Vigo

(Aprobado en el Consejo de Gobierno el 18-03-2004)

Los registros de documentos prestan un servicio fundamental en el desarrollo de la actuación administrativa, tanto en el ámbito de su funcionamiento interno como en su relación con los administrados.

La necesidad de racionalizar el flujo documental de las solicitudes, comunicaciones y resoluciones recibidas o tramitadas por la Universidade de Vigo aconseja aprobar una reglamentación del funcionamiento del registro de la universidad, inspirada en los principios de economía, coordinación, celeridad y eficacia.

El objetivo de esta reglamentación es definir las normas específicas y de funcionamiento que ha de cumplir el registro de la Universidade de Vigo para adaptarse a las previsiones del artículo 38 de la Ley 30/92, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, modificada por la ley 4/1999, de 13 de enero.

TITULO I. SISTEMA DE REGISTRO DE LA UNIVERSIDADE DE VIGO

Artículo 1. Organización de los registros

La Universidade de Vigo se organiza en un sistema automatizado/informatizado de Registro único y común para todos los órganos, servicios y unidades administrativas.

Este sistema está constituido por un registro general y por tres registros auxiliares del mismo que se determinan en el artículo 3, debiendo estar todos conectados informáticamente, de modo que los asientos que se efectúen en los registros auxiliares se integren de forma automática en el registro general.

Artículo 2. Competencias de los registros

El registro general y los registros auxiliares tendrán las mismas competencias para practicar asientos, sin prejuicio de las competencias de dirección, gestión, supervisión y coordinación que correspondan al registro general.

El sistema informático garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los registros auxiliares

Artículo 3. Emplazamiento de los registros

El registro general tendrá su sede en el edificio del rectorado emplazado en el campus Lagoas-Marcosende.

Los registros auxiliares tendrán su sede en el campus de Ourense, en el campus de Pontevedra y en el edificio del rectorado sito en la ciudad de Vigo, así como aquellos otros que se pudieran determinar por Resolución Rectoral.

Artículo 4. Dependencia funcional

El registro general y los registros auxiliares dependen funcionalmente de la secretaría general de la Universidade de Vigo.

TITULO II. PRESENTACIÓN Y ASIENTO DE ESCRITOS, SOLICITUDES O COMUNICACIONES

Artículo 5. Lugares de presentación

Las solicitudes, comunicaciones y escritos que se dirijan a cualquier órgano, servicio o unidad administrativa de la Universidade de Vigo podrán presentarse:

  • En el registro general de la Universidade de Vigo
  • En los registros auxiliares especificados en este Reglamento o determinados por Resolución Rectoral
  • En los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezcan a la Administración del Estado o a las Comunidades Autónomas
  • En los registros de las entidades que integran la Administración Local, siempre que se hubiese suscrito el oportuno convenio
  • En las oficinas de correos en la forma que reglamentariamente se establezca
  • En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España acreditadas en el extranjero
  • En los registros administrativos de las universidades públicas con las que la Universidade de Vigo suscribiese el oportuno convenio
  • En cualquier otra oficina de registro que establezcan las disposiciones vigentes

Artículo 6. Registro de entrada

Se registrarán de entrada los escritos y comunicaciones que se presenten o se reciban en el registro general y en los registros auxiliares, siempre que se identifique el emisor del documento y se dirijan a cualquier órgano, servicio o dependencia de la Universidade de Vigo, así como la otra administración pública según lo dispuesto en el artículo 8 del presente reglamento.

Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en el que se reciban.

Artículo 7. Registro de salida

Se registrarán de salida los oficios, notificaciones, órdenes, comunicaciones, circulares o resoluciones que emanen de los órganos, servicios o dependencias de la Universidade de Vigo, asimismo los escritos, notificaciones, oficios y comunicaciones dirigidas a otras Administraciones Públicas o particulares.

Para el trámite de los asientos de salida, cada órgano, servicio, unidad o autoridad enviará para su anotación en el registro los escritos, notificaciones, oficios y comunicaciones que tenga que expedir, que se cursarán sin dilación y por riguroso orden temporal de recepción. Una vez concluido el trámite se devolverán para el envío por parte de la correspondiente dependencia.

Artículo 8. Solicitudes para otras administraciones públicas

Se aceptarán, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, los documentos dirigidos a cualquier administración pública con la que la universidad suscriba el correspondente convenio a este efecto o cuando lo establezca la correspondiente norma o procedimiento.

Artículo 9. Asientos de entrada y salida

Se registrarán en los asientos de entrada los escritos y comunicaciones que se presenten o reciban en los siguientes casos:

  • las solicitudes que formulen las personas interesadas en la iniciación de los procedimientos establecidos por disposición legal o reglamentaria que tengan que ser resueltas en la Universidade de Vigo.
  • los escritos motivados de otros órganos universitarios o servicios administrativos para iniciar los procedimientos de oficio o continuar los ya iniciados.
  • las solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidos a unidades administrativas u órganos universitarios.
  • los escritos o comunicaciones que se reciban de otras administracioens públicas.
  • los escritos dirigidos a otras administraciones públicas según lo establecido en el artículo 8 del presente reglamento.
  • cualquier otro que se disponga

Se registrarán en los asientos de salida oficios, notificaciones, órdenes, comunicaciones, circulares o resoluciones en los siguientes casos:

  • los que se dirijan a particulares interesados en un procedimiento iniciado de oficio o la solicitud de aquellos.
  • los que los órganos de gobierno les envíen a otros órganos universitarios, unidades administrativas y servicios generales que inicien o finalicen cualquier tipo de procedimiento.
  • los dirigidos a otras administraciones públicas.
  • cualquier otro que se disponga.

No se procederá al asiento de los siguientes escritos o documentos:

  • los que contengan publicidad, propaganda o análogos
  • los documentos anónimos o sin firmar
  • los documentos de carácter personal no dirigidos a ningún órgano
  • la documentación complementaria que acompaña al documento que es objeto de registro
  • los documentos protocolarios, tales como saludos e invitaciones
  • los informes jurídicos y contratos
  • los escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de otras Administraciones Públicas distintas de la Universidade de Vigo, excepto que haya convenio
  • las comunicacines entre órganos, servicios y unidades administrativas de la Universidade de Vigo no serán objeto de registro, excepto las relativas a procedimientos sujetos al cómputo de plazos. En aquellos casos, de estimarse necesario, se acudirá al oficio o a la nota de remisión interna.

No obstante, los servicios y unidades podrán disponer de un registro interno de documentos de carácter organizativo, distinto del previsto en el artículo 1 de este reglamento y carente de validez oficial.

TÍTULO III. PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 10. Medios de presentación

El Sistema de acceso a los registros administrativos, consistirá en la presentación de los documentos en la correspondiente oficina, bien mediante entrega personal y directa, efectuada por los interesados o sus representantes o bien, indirectamente, a través del servicio de correos y otros servicios de mensajería.

Se admitirá la presentación de documentos por medios informáticos, electrónicos o telemáticos cuando legal o reglamentariamente así se establezca o permita, así como cuando lo contemple la respectiva convocatoria o normas de procedimiento.

Artículo 11. Presentación irregular

Se considerará irregular la presentación de los siguientes documentos:

  • Los carentes de alguna de las menciones legalmente exigibles. Advertido el error, el personal del registro comunicará al interesado, verbalmente, la necesidad de corregirlo. Si las deficiencias no son sustanciales, se procederá, a instancia del interesado, al registro e impulso de los documentos presentados
  • Las solicitudes, escritos o comunicacines dirigidos a administraciones con las que la universidad no suscribiera el preceptivo convenio. El personal del registro indicará que registros son los idóneos para la presentación de los mismos y se negará su recepción y constancia en el registro universitario.

No obstante, las oficinas de registro procederán a la admisión y anotación, de aquellos escritos y documentos dirigidos a las administraciones a las que se refiere el párrafo anterior, cuando los mismos sean presentados por algún miembro de la comunidad universitaria como consecuencia de su participación en alguna convocatoria o procedimiento de otras administraciones, advirtiéndoseles que la presentación de dichas solicitudes, escritos y comunicaciones no producirá efectos en lo relativo al cumplimiento de los plazos según lo establecido en el artículo 8 del presente reglamento.

En estos supuestos a las oficinas de registro, una vez registrado de entrada el documento, le enviarán de inmediato a la administración interesada mediante escrito de remisión registrándose de salida solamente este.

Cuando la solicite el interesado, la oficina de registro que denegue la anotación de entrada de un documento emitirá una diligencia haciendo constar su decisión y motivación, la naturaleza del documento y la fecha y hora de presentación que será entregada al interesado de forma inmediata, quedando copia en la oficina de registro.

TÍTULO IV. FUNCIONAMIENTO DE LOS REGISTROS

Artículo 12. Funciones de las oficinas de registro

Las oficinas de registro, tanto la general como las auxiliares, desenvolverán las siguientes funciones:

  • la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones
  • la anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos o comunicaciones
  • la expedición de recibos y acreditaciones de presentación de documentos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 17 de este reglamento.
  • la expedición de copias selladas de los documentos originales que los interesados deban aportar junto con la solicitud, escrito o comunicación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 de este reglamento
  • la realización de cotejos de acuerdo con lo previsto en el artículo 18 de este reglamento
  • la expedición de copias compulsadas de documentos originales aportados por los interesados en el caso de que se establezca reglamentariamente
  • y cualquier otra función relacionada con el registro

Artículo 13. Recepción

La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones se realizará de acuerdo con las normas establecidas en los artículos 6 y siguientes del presente reglamento.

Artículo 14. Datos recogidos

En la anotación de los asientos de entrada y salida se especificarás, como mínimo, los siguientes datos:

  • número de registro por orden correlativo de entrada o salida, según proceda
  • fecha y hora de la recepción del escrito o documento
  • código de la oficina del registro
  • identificación de la persoa u órgano administrativo remitente
  • identificación de la persona u órgano administrativo al que se envía
  • epígrafe expresivo del tipo de documento: petición, solicitud, recurso, comunicación, alegación, etc.
  • referencia sucinta al contenido del escrito o documento que se registre
  • las observaciones que parezcan oportunas

Cuando se trate de un escrito con idéntico contenido y dirigido a una pluralidad de destinatarios, no será necesario proceder a un asiento y numeración individuales por cada destinatario sino que bastará con que se realice un único asiento que identificará al primero, debiendo el interesado aportar copia para cada uno de los destinatarios.

Cuando se trata de un escrito o solicitud presentado por varios interesados, se hará un único asiento y numeración en el que se hará constar la identidad del interesado designado expresamente o, en su defecto, la del primero firmante.

Artículo 15. Orden temporal

Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o de salida de las solicitudes, escritos o comunicaciones.

Artiículo 16. Numeración

La numeración de los asientos del registro se iniciará el primero día de cada año natural.

El registro de documentos se realizará de forma automatizada. El soporte informático del registro garantizará la plena interconexión entre las oficinas de registro auxiliares y la general, estableciéndose una única numeración correlativa de los asientos en función del orden temporal de recepción o salida. En el caso de que la numeración del registro general y a dos registros auxiliares no sea única, la generada por estos llevará incorporado el código de la oficina del registro auxiliar.

El sello del registro o la impresión mecánica de entrada o salida se reflejará en el escrito del registro efectuado. Los datos que deberán quedar impresos o sellados en la primera hoja del escrito son: el tipo de registro (entrada o salida), el número de entrada o salida asignado al documento y la fecha y hora de entrada o salida.

Artículo 17. Recibos de presentación

Los ciudadanos podrán exigir la acreditación de la presentación de la solicitud, comunicación o escrito. La acreditación consistirá en la copia de la solicitud, comunicación del escrito que acompañe el interesado y que se acuñará con el correspondiente sello o en la expedición de un recibo que contenga, además de la fecha de presentación, una referencia del remitente y del destinatario y un extracto del contenido del documento.

Artículo 18. Aportación de copias cotejadas al procedimiento

Cuando las normas reguladoras de un procedimiento o actividad administrativa requieran la aportación de copias cotejadas de documentos originales, el ciudadano podrá ejercer su derecho a la inmediata devolución de estos últimos por las oficinas de registro en las que presenta la solicitud, escrito o comunicación a la que deba acompañar la copia cotejada, con independencia del órgano, entidad o administración destinataria. Las oficinas del registro no estarán obligadas a cotejar copias de documentos originales cuando dichas copias no acompañen a escritos, solicitudes o comunicaciones presentadas por el ciudadano para su registro.

Para el ejercicio de este derecho el ciudadano aportará, junto con el documento original, una copia del mismo. La oficina de registro realizará el cotejo de los documentos y copias, devolverá el documento original al ciudadano y unirá la copia, una vez diligenciada con un sello de cotejo, a la solicitud, escrito o comunicación a la que acompaña para a su remisión al destinatario.

El sello o acreditación de cotejo expresará la fecha en la que se practicó, así como la identificación del órgano y de la persona que expida la copia cotejada.

Las copias cotejadas tendrán la misma validez que el original en el procedimiento concreto de que se trate sin que, en ningún caso, acrediten la autenticidad del documento original.

Artículo 19.  Aportación de documentos originales al procedimiento

Cuando las normas reguladoras del correspondiente procedimiento o actuación administrativa requieran la aportación de documentos originales por los ciudadanos y el original deba obrar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por el registro y previa comprobación de su identidad con el original. Las oficinas de registro únicamente expedirán copias selladas de documentos originales que acompañen escritos, solicitudes o comunicaciones presentadas por el ciudadano a la administración.

La copia que se entregue al ciudadano deberá ser diligenciada con un sello en el que consten los siguientes datos:

  • fecha de entrega del documento original y lugar de presentación
  • órgano destinatario del documento original y extracto del objeto del procedimiento o actuación para cuya tramitación se aporta

La oficina de registro llevará un registro expreso de las copias selladas que expida en el que anotará los datos señalados en el párrafo anterior.

La copia sellada acreditará que el documento original se encuentra en poder de la administración correspondiente siendo válida a los efectos del ejercicio por el ciudadano de derecho reconocido en el artículo 35 de la Ley 30/92, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, así como para solicitar, en su caso, la devolución del documento original una vez finalizado el procedimiento o actuación o de acuerdo con lo que disponga la normativa de aplicación.

El órgano en cuyo poder se encuentre el documento original una vez finalizada la actuación o el procedimiento administrativo que exigió en su momento  su aportación por el interesado, dirigirá a este una comunicación en el que se informe de que el documento se encuentra a su disposición en las dependencias de dicho órgano.

En la comunicación se informará igualmente al interesado que, para la devolución del documento original, será necesario que se persone en la sede del órgano o que solicite por escrito dicha devolución, debiendo aportar en ambos casos (personalmente o aportando su solicitud de devolución) la copia sellada del documento que le fue entregado en su día por el registro en el que se produjo su aportación.

En el supuesto de que dicha copia se hubiesa perdido o destruido accidentalmente deberá presentar o aportar, en su lugar, una declaración en la que que se exponga por escrito la circunstancia producida.

Una vez personado el interesado o formulada por si mismo la solicitud de devolución correspondiente, se cotejará la copia que aporte con el documento original para comprobar la identidad de ambos o se comprobará, en su caso, la declaración escrita en la que se exponga la pérdida o destrucción accidental de la copia sellada y se devolverá a continuación el original al ciudadano.

Finalmente, una vez devuelto el documento, el órgano gestor comunicará dicha circunstancia y remitirá la copia sellada original o, en su caso, un ejemplar (original o copia) de la declaración suscrita por el ciudadano en la que comunica su pérdida o destrucción, a la oficina de registro que la emitió en su día, para posibilitar la anotación por esta de los datos correspondientes en el registro de copias selladas.

Artículo 20. Certificación de asentos

Las certificaciones de asientos del registro se hará por la oficina de Registro en la que se realizó el asiento y con el visto y place del/a secretario/a general.

Artículo 21. Horarios

El registro general y los registros auxiliares permanecerán abiertos al público en horario de 9 a 14 horas en días hábiles y, conforme al acuerdo de la Xunta de Gobierno del día 22 de febrero de 1996, cerrará los sábados.

Durante los días hábiles en horario de tarde, los sábados y los días declarados festivos en el calendario laboral de la Universidade, los interesados podrán presentar escritos y documentos en la forma y modalidades previstas en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

El Registro cerrará cada día y los asientos quedarán ordenados cronológicamente de acuerdo con la presentación o la salida de los documentos.

Disposición adicional única. Se faculta a la secretaria general de la Universidade de Vigo para dictar las instrucciones necesarias de interpretación del presente reglamento.

Disposición final. El presente reglamento entrará en vigor el día siguiente de su aprobación por el Consejo de Gobierno de la Universidade de Vigo.

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